Generieke beschrijving van functies

Een generieke functiebeschrijving is een algemene beschrijving van de functie-eisen en de verwachtingen van een medewerker. Hieraan kun je niet zien in welke afdeling of team de functie is ondergebracht. Het vereiste werk- en denkniveau, de benodigde competenties, kennis en ervaring, en de salarisschaal staan hierin ook vermeld. De resultaten vormen input voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek.

Het generiek beschrijven van functies zorgt voor meer diversificatie van een functie en vraagt om een goed doordachte aanpak. Het speelt in op de behoefte aan een flexibele inrichting van functies en een meer resultaatgerichte beschrijving. Besluit je dit te doen, dan adviseren wij een geleidelijke overgang.

Het beschrijven van resultaten biedt de mogelijkheid om functies met eenzelfde doelstelling, maar in een andere organisatorische context (andere afdeling, sector, werkgebied) toch overeenkomend te beschrijven. Ook zal het aantal ‘horizontale’ varianten binnen een ‘functiegebouw’ hierdoor beperkt worden. Belangrijk is om rekening te houden met een voldoende aantal verticale niveaus. Zo creëer je genoeg doorstroom- en doorgroeimogelijkheden en kun je voldoende niveaudoelstellingen op afdelings- of organisatieniveau realiseren. Tevens dient het om loonkosten te beheersen.

Voordelen van een generiek functiegebouw:

1. Drastische beperking van onderhoud aan het functiegebouw. Bij wijzigingen binnen de organisatie wordt niet de functiebeschrijving (en de waardering) aangepast, maar de benodigde competenties. Functies moeten eigenlijk alleen worden ‘verhangen’. Het functiegebouw wordt allen aangepast indien de organisatiedoelstellingen of – activiteiten wijzigen;
2. Inzicht in (doorstroom) mogelijkheden van medewerkers, horizontaal en verticaal;
3. Maakt bredere inzet van medewerkers mogelijk en daarmee beter benutte capaciteiten;
4. Inbedden van functiebeschrijving en –waardering in het HR-instrumentarium;
5. Ontwikkeling van een resultaat- en competentiegerichte functionerings- en beoordelingssystematiek;
6. Input voor een te formuleren opleidingsbeleid en het opleidings- en trainingsprogramma;
7. Voorkomt leegloop op functieniveaus;
8. Ontwikkeling van functies in samenhang. Dit zorgt voor een gestroomlijnde horizontale of verticale doorstroom.

Risicofactoren voor het welslagen van een generiek functiegebouw::

1. Een generieke functiebeschrijving is vrij abstract. Herkent een medewerker de eigen functie er niet in, dan wordt het bijbehorende functieniveau ook niet erkend. Draagvlak creëren door communicatie is een vereiste;
2. Leidinggevenden moeten de vaardigheid hebben om de juiste functies toe te wijzen aan de juiste medewerkers;
3. Kans op foutieve toewijzing van functies op een hoger niveau dan medewerkers feitelijk aan kunnen. Sterk management of een instrument zoals een formatieplaatsplan zijn daarom noodzakelijk.
4. Het generieke functiegebouw moet worden ingebed in een aantal HR-instrumenten, zoals beoordelen, opleiden en coachen. Daardoor is ook een uitgebreide gesprekscyclus nodig;
5. Leidinggevenden moeten vaardigheden verwerven om planningsgesprekken te kunnen voeren en te kunnen coachen;
6. Leidinggevenden zullen met elke medewerker gesprekken moeten voeren;
7. Omdat competentieontwikkeling ondersteund wordt, zullen medewerkers verwachtingen hebben ten aanzien van opleidings- en doorgroeimogelijkheden;
8. Meer doorstroommogelijkheden betekent ook extra opleidingsinspanningen van de organisatie.